Sich gut organisieren

Die zwei Essentials
- Alles, was weniger als zwei Minuten dauert, muss sofort erledigt werden
- Alles andere wird auf einer Liste notiert, die nach Prioritäten geordnet ist
Hier sind einige Tipps und Tricks für den Alltag, mit denen Sie Ihre Zeit besser einteilen und Ihre Organisation verbessern können.

1 - Machen Sie Listen
Schreiben Sie alles auf und verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Gedächtnis.
Ich empfehle Ihnen, drei Listen zu verwenden:
-Auf einem A4-Blatt: Alles, was Sie langfristig zu tun haben.
-Auf einem großen Post-it: alle Aufgaben der Woche oder des Monats.
-Auf einem Mini-Post-it: die Aufgaben des Tages, die erledigt werden müssen (in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit).
Jeden Abend ziehen Sie Bilanz über das, was Sie erreicht haben und was noch zu tun ist, indem Sie die erledigten Tätigkeiten auf den Listen durchstreichen.

2- Konzentrieren Sie sich auf 1 Arbeit und beenden Sie sie, bevor Sie sich anderen Dingen zuwenden
Dies erreichen Sie durch Disziplin: Schließen Sie Outlook und öffnen Sie es nur alle zwei Stunden, legen Sie Arbeitszeiten fest (z. B. durch Selbstbesprechungen in Outlook).

3- Erledigen Sie die Denkarbeit in zwei Schritten:
1°/ Zuerst die Ideenfindung: Überprüfen Sie Ihre Ziele und Vorstellungen und schreiben Sie die ersten Ideen auf. Dann sehen Sie sich die Dokumente der Konkurrenz im Internet an... Aus diesen beiden Listen greifen Sie die Ideen auf, die Ihnen am interessantesten erscheinen, und lassen Sie die Überlegungen einige Tage ruhen.
2°/ Erstellen Sie das endgültige Dokument aus den Arbeitsunterlagen.

4- Vermeiden Sie Ablenkungen
Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, damit Sie nur Ihr Blatt Papier oder Ihren PC vor Augen haben, und stellen Sie Ihr Telefon auf Anrufbeantworter, damit Sie nicht alle 10 Minuten gestört werden.
Sammeln Sie alle zeitintensiven Aktivitäten wie Telefonanrufe, Beantwortung von E-Mails usw. gleichzeitig

5- Ordnen Sie Ihre Unterlagen
Ordnen Sie Dokumente in Hüllen, um lose Blätter zu vermeiden, und werfen Sie nicht mehr benötigte Ordner weg.
Verwenden Sie Tools wie Google Desktop oder MSN Search, um Ihre Dokumente, E-Mails, Dateien usw. auf Ihrem PC mit einem Klick zu finden (mindestens 10 Minuten pro Tag sparen!).
Archivieren Sie Ihr MSOutlook regelmäßig, um die Geschwindigkeit Ihrer E-Mails zu erhöhen und einen Absturz Ihrer PST-Datei zu verhindern. Ordnen Sie Ihre Dateien und E-Mails in Verzeichnisse ein: in Arbeit, zu erledigen, Newsletter..

6- Reservieren Sie sich Zeitfenster für "unproduktive" Aufgaben
Reservieren Sie die Tageszeiten, an denen Sie am müdesten oder am wenigsten konzentriert sind (11 Uhr, 14 Uhr...), um Newsletter zu lesen, Ihre persönlichen E-Mails zu checken..

7- Setzen Sie sich eine Höchstzeit für zeitraubende Aktivitäten
Sie sollten sich eine Höchstdauer für die zeitaufwendigsten Aufgaben setzen, auch wenn Sie dadurch eine qualitativ schlechtere Arbeit abliefern. Sie müssen in der Lage sein, einen Kompromiss zwischen der aufgewendeten Zeit und der erzielten Qualität einzugehen.
Wenn es sein muss, setzen Sie sich eine "persönliche" Deadline, eine Herausforderung, die es zu bewältigen gilt.

8- Delegieren Sie weniger wichtige Aufgaben und akzeptieren Sie, dass sie nicht "perfekt" sind.
Sie sollten unwichtige Aufgaben delegieren und akzeptieren, dass sie anfangs nicht "wie gewünscht" sein werden, aber Sie sollten sich eine Frist setzen, um dieses Qualitätsniveau zu erreichen (durch Beratung und Rückkontrollen der gelieferten Qualität).
Lassen Sie sich auch beraten: Alles selbst machen und alles lernen zu wollen, ist eine enorme Zeitverschwendung. Sie haben Freunde und Bekannte, die Ihnen helfen und Sie inspirieren können, und die Sie nicht vernachlässigen sollten. Vergessen Sie auch nicht das Internet: Foren wie www.commentcamarche.net und www.yahoo.fr (Yahoos Bereich für Fragen und Antworten) sind wahre Goldgruben, und viele Menschen können Ihnen kostenlos und oft in guter Qualität helfen.

9- Gönnen Sie sich nach der Arbeit eine Pause
Zögern Sie nicht, Pausen einzulegen, um eine Tätigkeit besser wieder aufnehmen zu können, oder gönnen Sie sich eine zusätzliche Pause, wenn Sie Ihre Ziele eingehalten haben.
Nehmen Sie außerdem immer ein Dokument oder einen Ordner mit, den Sie lesen können, wenn Sie sich in einem Transportmittel oder in einem Wartezimmer befinden. Wartezeiten sollten Sie nutzen, um sich entweder auszuruhen oder einen Bericht oder Artikel zu lesen

10- Automatisieren Sie
Nutzen Sie alle IT-Tools, die Sie bekommen können: GPS, Organizer, automatische Signatur in Outlook mit "Guten Tag mit freundlichen Grüßen ....", Muster-E-Mails für Antworten, synchronisieren Sie Ihr Mobiltelefon mit Outlook, um Ihre Termine überall zu sehen..

11 - Verwenden Sie einen Laptop
Ein Laptop ist ein Werkzeug, mit dem Sie Zeit sparen können, auch wenn Sie nicht viel unterwegs sind, allein durch die einfachere Computerwartung als bei einem Desktop-PC.
Der große Vorteil ist jedoch, dass Sie in der Freizeit arbeiten können (Zug, Wartezeit zwischen zwei Terminen...), Ihren Kunden- und Artikelstamm überallhin mitnehmen können, ein Angebot vor Ort abgeben können, wenn Sie einen einfachen USB-Stick dabei haben, mit Ihrem Laptop nach Hause gehen können, um eine Akte fertigzustellen, ohne im Büro bleiben zu müssen (zu Hause ist man immer entspannter als im Büro, wo man sich bis zur Stunde über die Fertigstellung einer Arbeit ärgert)..

12 - Begrenzen Sie die unproduktive Zeit
Als Erstes sollten Sie die Newsletter, die Sie erhalten, und die RSS-Feeds, die Sie abonniert haben, aussortieren und NUR die wichtigsten und unverzichtbarsten behalten. Ein guter Reflex ist es auch, die Lektüre dieser Informationen für Momente der "Entspannung" oder mangelnder Konzentration zu reservieren (z. B. direkt nach dem Mittagessen, gegen 18 Uhr...).

13- Bereiten Sie sich am Abend vor der Abreise auf den nächsten Tag vor
Es klingt vielleicht nicht nach viel, aber wenn Sie festlegen, was Sie am nächsten Tag tun werden, verlieren Sie keine Zeit, wenn Sie ins Büro kommen, und können direkt mit der Arbeit beginnen.
Anm.: Sie können sie auch abends vor dem Schlafengehen machen (auf einem Zettel notieren, nicht in Ihrem Kopf), um Ihren Geist für die Nacht zu befreien und für diese Arbeit bereit aufzuwachen!

Hier sind fünf weitere mögliche Tipps:

1- Lassen Sie NUR E-Mails in Ihrem Posteingang, die eine Handlung erfordern, ansonsten antworten Sie sofort oder werfen Sie sie weg

2- Erledigen Sie NUR EINE Sache auf einmal, wenn es sein muss, teilen Sie eine Aufgabe in mehrere Untergruppen auf, die Sie erledigen müssen, und vor allem fangen Sie nichts an, ohne eine Arbeit beendet zu haben.
3- Identifizieren Sie DIE Sache, die Sie abends erledigen müssen, und überprüfen Sie morgens beim Aufstehen Ihre E-Mails, um sicherzugehen, dass dies immer noch die Priorität Nr. 1 ist.

4- Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Sie in weniger als zwei Minuten beantworten können, dann beantworten Sie sie sofort.

5- Notieren Sie sich, wann Sie am produktivsten sind und reservieren Sie wichtige Aktivitäten für diese Zeiten.