Organizarse

Lo esencial
- Todo lo que lleve menos de dos minutos debe hacerse inmediatamente
- Todo lo demás se anota en una lista de prioridades
He aquí algunos consejos y trucos cotidianos que le ayudarán a gestionar mejor su tiempo y a mejorar su organización.

1 - Haz listas
Anótelo todo y no confíe sólo en su memoria.
Te recomiendo que utilices 3 listas:
-En una hoja A4: todo lo que tienes que hacer a largo plazo.
-En un post-it grande: todas las tareas de la semana o el mes.
-En un mini post-it: las tareas del día (por orden de importancia).
Cada noche, haz balance de lo que has conseguido y de lo que te queda por hacer tachando las actividades de las listas.

2- Concéntrate en 1 trabajo y termínalo antes de pasar a otra cosa
Para ello, sigue un enfoque disciplinado: cierra Outlook y vuelve a abrirlo sólo cada 2 horas, márcate franjas horarias de trabajo (por ejemplo, teniendo autoencuentros en Outlook).

3- Realiza tu brainstorming en 2 etapas:
1°/ Primero, busca ideas: repasa tus metas y objetivos... y anota tus ideas iniciales. A continuación, consulta los documentos de tus competidores en Internet... De estas 2 listas, toma las ideas que te parezcan más interesantes y deja que tus pensamientos se asienten durante unos días.
2°/ Elabora el documento final a partir de los documentos de trabajo.

4°/ Evita las distracciones
Ordena tu escritorio de forma que sólo tengas delante tu hoja de papel o tu PC, y pon el teléfono en contestador para que no te molesten cada 10 minutos.
Reúne todas las actividades de tu tiempo: llamadas telefónicas, contestar correos electrónicos, etc

5- Organiza tus archivos
Archiva los documentos en bolsillos para evitar papeles sueltos y tira los archivos que ya no necesites.
Utiliza herramientas como Google Desktop o MSN Search para encontrar tus documentos, correos electrónicos, archivos, etc. en tu PC en un solo clic (¡al menos 10 minutos ahorrados al día!).
Archiva tu MSOutlook regularmente para aumentar la velocidad de tu correo electrónico y evitar que tu archivo PST se bloquee. Organiza tus archivos y correos en carpetas: en curso, por hacer, boletines, etc

6- Dedica tiempo a las tareas "improductivas
Reserva las horas del día en las que estés más cansado o menos concentrado (11h, 14h...) para leer newsletters, consultar tu correo personal..

7- Fíjese un tiempo máximo para las actividades que consumen mucho tiempo
Hay que fijarse un tiempo máximo para las tareas que consumen más tiempo, aunque ello suponga realizar un trabajo de menor calidad. Tienes que ser capaz de encontrar un equilibrio entre el tiempo empleado y la calidad obtenida.
Si es necesario, márquese un plazo "personal", un reto a alcanzar.

8- Delegue las tareas menos importantes y acepte que no son "perfectas".
Debes delegar las tareas no esenciales, aceptando que inicialmente no serán "como tú querías", pero debes marcarte un plazo para alcanzar ese nivel de calidad (gracias a los consejos y al feedback sobre la calidad aportada).
Del mismo modo, no dudes en pedir consejo: intentar hacerlo todo tú solo y aprenderlo todo es una enorme pérdida de tiempo. Tienes amigos, conocidos... que son una fuente de ayuda e inspiración que no debes pasar por alto. Tampoco te olvides de Internet: foros como www.commentcamarche.net y www.yahoo.fr (sección de preguntas y respuestas de Yahoo) son auténticas minas de oro, y mucha gente puede ayudarte de forma gratuita y, a menudo, con un nivel muy alto.

9- Tómate un descanso después del trabajo
No dudes en tomarte descansos para retomar el ritmo de trabajo, o para darte un respiro extra si has alcanzado tus objetivos.
Además, lleva siempre contigo un documento o un dossier para leer cuando estés de viaje, en una sala de espera, etc. Aprovecha los tiempos de espera para descansar o leer un informe, un artículo, etc

10- Automatiza
Utiliza todas las herramientas informáticas que puedas: GPS, organizador, firma automática en Outlook con "Un saludo ....", respuestas de correo estándar, sincroniza tu móvil con outlook para ver tus citas en todas partes..

11 - Utilice un ordenador portátil
Un portátil es una herramienta que te ahorrará tiempo, aunque no viajes mucho, simplemente porque es más fácil de mantener que un PC de sobremesa.
Pero la gran ventaja es que puedes trabajar cuando estás perdido (en el tren, esperando entre dos citas, etc.), llevarte tu base de datos de clientes y productos allá donde vayas, presentar un presupuesto in situ si tienes una simple llave USB, volver a casa con el portátil para terminar un expediente sin tener que quedarte en la oficina (siempre se está más relajado en casa que en la oficina, trabajando hasta el mediodía), etc

12 - Limitar el tiempo no productivo
Lo primero que hay que hacer es ordenar los boletines que recibes y los canales RSS a los que estás suscrito, y quedarte SÓLO con los más importantes e imprescindibles. También es buena idea leer esta información cuando estés "relajado" o no estés concentrado (por ejemplo, justo después de comer, sobre las 18.00 horas).

13- Prepárate para el día siguiente, la tarde antes de salir
Puede parecer poca cosa, pero definir lo que vas a hacer al día siguiente te permite no perder el tiempo nada más llegar a la oficina y ponerte manos a la obra.
Nota: también puedes hacerlo por la noche antes de irte a dormir (escribiéndolo en un papel, no en tu cabeza) para liberar tu mente durante la noche, ¡y despertarte listo para ese trabajo!

Aquí tienes otros 5 posibles consejos:

1- Deja en tu bandeja de entrada SOLO los emails que requieran acción, de lo contrario contesta inmediatamente o tíralos

2- Haz SOLO 1 cosa a la vez, si es necesario divide una tarea en varias subtareas y sobre todo no empieces nada sin haber terminado un trabajo.
3- Identifica LA cosa que tienes que hacer por la noche, y cuando llegues por la mañana comprueba tus correos electrónicos para asegurarte de que sigue siendo la prioridad nº 1.

4- Si recibes un correo electrónico y puedes contestarlo en menos de 2 minutos, contéstalo inmediatamente.

5- Anota cuándo eres más productivo y reserva las actividades importantes para esos momentos.