组织起来

两个要点
- 任何耗时少于两分钟的事情都必须立即完成
- 其他所有事情都要记在优先列表上
以下是一些日常技巧和窍门，帮助你更好地管理时间，提高组织能力。

1 - 列出清单
把所有事情都写下来，不要只靠记忆。
我建议使用三份清单：
-在一张 A4 纸上：长期需要做的所有事情。
-在大号便签纸上：本周或本月的所有任务。
-在小型便签纸上：当天的任务（按重要性排序）。
每天晚上，通过划掉清单上的活动，总结一下你已经完成了哪些工作，还有哪些工作没有完成。

2- 专注于一项工作，完成后再去做其他事情
要做到这一点，就要采取有纪律的方法：关闭 Outlook，每隔 2 小时才重新打开，为自己设定工作时间段（例如，在 Outlook 中召开自我会议）。

3- 分两个阶段进行头脑风暴：
1°/ 首先，寻找想法：回顾你的目标和目的......并写下你的初步想法。然后，在互联网上查看竞争对手的文件......从这两份清单中，选出您最感兴趣的想法，并沉淀几天。
2°/ 根据工作文件制作最终文件。

4- 避免分心
整理好你的办公桌，让你的面前只有纸张或电脑，把电话设为接听状态，这样你就不会每隔 10 分钟就被打扰一次。
将所有时间活动集中在一起：打电话、回复电子邮件等。

5- 整理你的文件
将文件归档，避免文件散乱，扔掉不再需要的文件。
使用 Google Desktop 或 MSN Search 等工具，只需点击一下就能在电脑上找到您的文档、电子邮件、文件等（每天至少节省 10 分钟！）。
定期归档 MSOutlook，以提高电子邮件的速度，防止 PST 文件崩溃。将文件和电子邮件整理到文件夹中：进行中、待办、通讯等。

6- 为 "非生产性 "任务留出时间
在一天中最疲惫或注意力最不集中的时候（上午 11 点、下午 2 点......）留出时间阅读新闻简报、查看个人邮件......

7- 为耗时的活动设定最长时限
你应该为最耗时的任务设定一个最长时限，即使这意味着你的工作质量较低。你需要在花费的时间和达到的质量之间做出权衡。
如果有必要，给自己设定一个 "个人 "死线，一个必须完成的挑战。

8- 下放不那么重要的任务，并接受它们并不 "完美 "的事实。
你必须委派非必要的任务，接受这些任务一开始不会 "如你所愿"，但你必须为自己设定一个达到这一质量水平的期限（感谢提供的建议和对质量的反馈）。
同样，也不要吝惜向他人请教：什么都想自己做，什么都想自己学，那是在浪费时间。你有朋友、熟人......他们都是帮助和灵感的源泉，不容忽视。也不要忘了互联网：www.commentcamarche.net 和 www.yahoo.fr（雅虎问题解答板块）等论坛是真正的金矿，很多人都可以免费帮助你，而且往往是高水准的帮助。

9- 工作之余让自己休息一下
如果你已经完成了目标，就不要犹豫是否需要休息来回到正轨，或者给自己一个额外的休息时间。
更重要的是，当你在旅途中、在候车室等地方时，一定要随身携带一份文件或文档以供阅读。

10- 自动化
利用一切可以利用的信息技术工具：GPS、记事本、Outlook 中的自动签名 "最诚挚的问候 ...."、标准电子邮件回复、将手机与 Outlook 同步，以便随时随地查看您的约会......

11 - 使用笔记本电脑
笔记本电脑是一种能为你节省时间的工具，即使你不经常出差，这只是因为它比台式电脑更容易维护。
但它最大的优点是，你可以在迷路时（火车上、在两个约会之间等待时等）工作；无论你走到哪里，都可以随身携带客户和产品数据库；如果你有一个简单的 USB Key，就可以当场提交估价单；回家后可以用笔记本电脑完成文件，而不必呆在办公室里（你在家里总是比在办公室里更放松，可以一直工作到中午），等等。

12 - 限制非生产性时间
首先要做的是对收到的新闻简报和订阅的 RSS 源进行分类，只保留最重要和最必要的。另外，最好在 "放松 "或注意力不集中的时候阅读这些信息（比如刚吃完午饭、下午 6 点左右）。

13- 在出发前一天晚上为第二天做准备
这看似没什么，但确定好第二天要做的事情，就不会一到办公室就浪费时间，可以直接投入工作。
注：你也可以在晚上睡觉前做这件事（写在纸上，而不是记在脑子里），这样可以解放你的头脑，让你一觉醒来就为工作做好准备！

以下是其他 5 个可行的提示：

1- 收件箱中只留下需要采取行动的邮件，否则立即回复或扔掉。

2- 每次只做一件事，必要时将一项任务分成几个子任务，最重要的是，在没有完成一项工作之前，不要开始做任何事情。
3- 确定晚上要做的事情，早上起床后检查邮件，确保它仍然是第一优先事项。

4- 如果收到一封邮件，而你能在 2 分钟内回复，那么就立即回复。

5- 注意自己什么时候工作效率最高，并将重要活动保留在这些时间。