Bien s'organiser

Les Deux Essentiels

 

- Tout ce qui prend moins de deux minutes doit être fait immédiatement

 

- Tout le reste est noté sur une liste hiérarchisée en fonction des priorités

 

 

 

 

 

 

 

Voici quelques trucs et astuces au quotidien pour mieux gérer son temps et améliorer son organisation. J

 

1 – Faites des listes

 

Notez tout, et ne faites pas uniquement confiance à votre mémoire.

Je vous conseille d’utiliser 3 listes:

-Sur une feuille A4 : tout ce qu’il y a faire sur le long terme.

-Sur un post-it grand format : toutes les tâches de la semaine ou du mois.

-Sur un mini post-it : les tâches du jours à accomplir (par ordre d’importance).

 

 

Chaque soir, vous faites un point sur ce que vous avez accompli, ce qu’il reste à faire en barrant les activités réalisées sur les listes.

 

2- Concentrez-vous sur 1 travail et finissez-le avant de passer à autre chose

 

Pour cela, s’astreindre à une discipline: fermer Outlook et ne le rouvrir que toutes les 2 heures, se définir des plages de travail (par exemple, en se faisant des auto-réunions dans Outlook).

 

3- Accomplissez le travail de réflexion en 2 temps:

 

1°/ D’abord, la recherche d’idées : revoir ses buts et objectifs… et écrire les premières idées. Puis, regarder les docs des concurrents sur internet… A partir de ces 2 listes, reprenez les idées qui vous semblent les plus intéressantes, et laissez décanter la réflexion quelques jours.

 

2°/ Réalisez le document final à partir des documents de travail.

 

4- Evitez les distractions

 

Rangez votre bureau pour n’avoir que votre feuille de papier ou votre PC sous les yeux, et mettez votre téléphone sur répondeur pour ne pas être dérangé toutes les 10 minutes.

Rassemblez en même temps toutes les activités du temps type: appels téléphoniques, réponses aux emails…

 

 

5- Rangez vos dossiers

 

Classez dans des pochettes les documents pour éviter les feuilles volantes et jetez les dossiers devenus inutiles.

Utilisez des outils comme Google Desktop ou MSN Search pour retrouver en 1 clic vos documents, emails, fichiers… sur votre PC (au moins 10 minutes de gagné par jour !).

Archivez régulièrement votre MSOutlook pour augmenter la rapidité de votre messagerie et éviter que votre fichier PST ne plante. Classez vos fichiers et emails dans des répertoires: en cours, à faire, newsletters…

 

6- Réservez-vous des plages de temps pour les tâches “peu productives”

 

Réservez les périodes de la journée où vous êtes le plus fatigué ou le moins concentré (11h, 14h…) pour lire des newsletters, vérifier votre messagerie perso…

 

7- Imposez-vous un temps maximum pour les activités consommatrices de temps

 

Vous devez vous fixer une durée maximale pour les tâches les plus consommatrices en temps, quitte à fournir un travail de moins bonne qualité. Vous devez être en mesure de faire un compromis entre temps passé / qualité obtenue.

S’il faut le faut, imposez-vous une dead line “personnelle”, un challenge à accomplir.

 

8- Déléguez les tâches les moins importantes, et acceptez qu’elles ne soient pas “parfaites”.

 

Vous devez déléguer les tâches non essentielles, en acceptant qu’au départ elle ne seront pas “comme vous le vouliez” , mais vous devez vous fixer un délai pour atteindre ce niveau de qualité (grâce à des conseils et un rétro-contrôle de la qualité fournie).

 

De même, n’hésitez pas à demander conseil: vouloir tout faire par soi-même et tout apprendre est une perte de temps immense. Vous avez des amis, des relations… qui sont une source d’aide et d’inspiration à ne pas négliger. N’oubliez pas non plus internet: des forums comme www.commentcamarche.net et www.yahoo.fr (section Yahoo Question réponses) sont de vraies mines d’or, et de nombreuses personnes peuvent vous aider gratuitement et souvent avec une bonne qualité.

 

9- Sachez vous accorder des moments de pause après un travail

 

N’hésitez pas à prendre des pauses pour mieux reprendre une activité, ou vous accorder une pause supplémentaire si vous avez respecté vos objectifs.

De plus, emmenez toujours avec vous un document, dossier… à lire lorsque vous êtes dans les transports, dans une salle d’attente… il faut profiter des moments d’attente pour soit se reposer, soit lire un rapport, un article…

 

10- Automatisez

 

Utilisez tous les outils informatiques que vous pouvez: GPS, organizer, signature automatique dans Outlook avec “Bonjour Cordialement ….”, email type de réponses, synchronisez votre téléphone portable avec outlook pour voir vos RDV partout…

 

11 – Utilisez un ordinateur portable

 

Le PC portable est un outil qui vous fera gagner du temps, même si vous ne faites pas beaucoup de déplacements, uniquement par le fait d’une maintenance informatique plus simple qu’un PC de bureau.

 

Mais le gros avantage c’est de pouvoir travailler pendant les moments perdus (train, attente entre deux rendez-vous…), transporter partout sa base clients et articles, pouvoir remettre un devis sur place pour peu que vous ayez une simple clé USB, rentrer à la maison avec votre portable pour finir un dossier sans être obligé de rester au bureau (on est toujours plus détendu une fois chez soi qu’au bureau à s’énerver à boucler un travail jusqu’à pas d’heure)…

 

12 – Limitez le temps non productif

 

La première chose à faire est de faire le tri dans les newsletters que vous recevez et les flux RSS où vous êtes abonné, et ne gardez QUE les plus importants et les plus incontournables. Un bon réflexe sera aussi de réserver la lecture de ces informations pendant vos moments de “détente” ou de manque de concentration (ex: juste après avoir déjeuné, vers 18h…).

 

13- Préparez votre journée du lendemain, le soir avant de partir

 

Cela n’a l’air de rien, mais définir ce que l’on va faire le lendemain permet de ne pas perdre de temps dès son arrivée au bureau, et ainsi de commencer directement son travail.

 

Nb : Vous pouvez également la faire le soir avant de vous coucher (en le notant sur un papier, pas dans votre tête) afin de libérer votre esprit pour la nuit, et vous réveiller prêt pour ce travail !

 

Voici 5 autres conseils possibles :

 

1- Ne laissez dans votre boite de réception QUE les emails qui nécessitent une action, sinon répondez immédiatement ou jettez le

 

 

2 – Ne faites QU’1 chose à la fois, s’il le faut divisez une tache en plusieurs sous-ensembles à réaliser et surtout ne commencez rien sans avoir fini un travail.

 

 

3- Identifiez LA chose à faire le soir, et le matin en arrivant vérifiez avec vos emails que c’est toujours la priorité N°1.

 

 

4- Si vous recevez un email et que vous pouvez y répondre en moins de 2 minutes, alors répondez-y immédiatement.

 

 

5- Notez quand vous êtes le plus productif et réservez les activités importantes à ces heures.